Passo a passo para a troca de contador sem complicações
Guia passo a passo de como realizar a troca de contador de forma simples e segura
A contabilidade é um dos órgãos vitais de uma empresa. Por isso, o seu contador deve ser um importante aliado da organização, saúde, segurança e lucratividade do seu negócio.
Entretanto, caso você sinta que esse profissional não atende mais às necessidades da sua empresa, não esteja contribuindo para o resultado esperado ou qualquer que seja o motivo, você pode trocar de contador.
Não só pode, como deve realizar esse processo o quanto antes.
Mas você sabe como trocar de contador de forma rápida, segura e descomplicada?
No artigo de hoje, vamos apresentar um passo a passo efetivo de como realizar a troca de contador sem complicações.
Então continue a leitura conosco e esclareça suas dúvidas sobre esse importante processo.
Confira!
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Passo 1 – Leia o contrato atual
O primeiro passo a ser dado ao decidir trocar de contador é consultar o contrato de prestação de serviços atual. Isso porque alguns contadores e escritórios de contabilidade incluem cláusulas prevendo o pagamento de multas em casos de rescisão do contrato ou a obrigação de um aviso prévio.
Portanto, é fundamental analisar todos os pontos do contrato a fim de evitar problemas legais e prejuízos financeiros devido ao descumprimento do acordo firmado, inclusive para as situações em que os contadores tenham deixado de realizar algum serviço previsto no contrato.
Passo 2 – Faça um levantamento de todas as pendências
O próximo passo é identificar se há alguma pendência deixada pelo atual escritório que cuida de sua contabilidade, como serviços não realizados ou que ainda estão em processo de resolução, como o parcelamento de débitos com as esferas do governo.
É importante que esse levantamento também considere documentos de até 5 anos, para que se verifiquem erros ou situações pendentes que possam causar prejuízos para a empresa.
Vale ressaltar que, mesmo após a mudança, caso encontrados erros anteriores, a responsabilidade ainda é do contador que atuava na época desses erros.
Passo 3 – Comunique a mudança ao seu atual contador
Realizadas as etapas anteriores, você precisa oficializar a troca de contador. Para tanto, deve comunicar o profissional contábil atual sobre a mudança.
Esse comunicado pode ser por e-mail ou carta registrada em correio e deverá informar a dispensa dos serviços desse profissional.
É importante que o comunicado apresente de forma explícita:
- Solicitação de encerramento do contrato;
- Data final para o término do serviço, que costuma ser de 30 dias após a solicitação;
- Pedido de entrega de toda a documentação (física e digital) de sua empresa, bem como senhas e logins;
- Solicitação de um relatório de situação cadastral para que seja verificada a existência de outras pendências.
Vale ressaltar que, em relação à solicitação de documentação, deve ser informado que ela foi enviada ao novo escritório responsável por sua contabilidade após o encerramento oficial do contrato.
Outro ponto importante é que, conforme a norma do CRC, após a formalização do pedido de quebra de contrato, o antigo contador terá até 30 dias úteis para realizar a entrega dessa documentação
Passo 4 – Assine o Distrato dos Serviços
Quando o seu antigo contador enviar o Distrato de Prestação de Serviços, é fundamental que você leia o documento com atenção e o assine.
No distrato, deverão conter informações importantes sobre as obrigações realizadas, a entrega da documentação e as obrigações pendentes que ainda serão de responsabilidade do antigo contador, devido a competência dos serviços.
Afinal, como já explicamos anteriormente, mesmo após a troca de contador, podem existir pendências que serão enviadas ao antigo profissional para que sejam resolvidas, pois são do período em que ele ainda possuía a responsabilidade técnica.
Passo 5 – Contrate um novo escritório de contabilidade
É importante pesquisar por novos escritórios de contabilidade desde o início do processo de troca de contador. Assim, sua empresa não ficará sem especialistas cuidando de sua contabilidade após a formalização do encerramento do contrato anterior.
Você deve buscar um escritório confiável e que ofereça serviços que atendam as necessidades de sua empresa.
Também é importante considerar fatores, como:
- Registro junto ao CRC;
- Recomendação de quem usa o serviço;
- Bom atendimento ao cliente;
- Preço praticado;
- Uso de soluções tecnológicas etc.
Decidido o escritório que será contratado e concluído o processo de encerramento do contrato anterior, você deverá assinar o contrato de prestação de serviços com o novo escritório de contabilidade.
É fundamental que você analise todos os pontos do contrato e apresente todas as suas necessidades, solicitações e expectativas.
Lembrando que, no momento da assinatura do contrato, também será necessário preencher o termo de transferência de responsabilidade técnica do antigo escritório para o novo.
Outro ponto de extrema importância é garantir que toda a documentação necessária para que o atual escritório possa cuidar da contabilidade de sua empresa com excelência, seja devidamente entregue, como:
- RG e CPF dos sócios;
- Certificado digital;
- Logins e senhas para acessar os sistemas;
- Livro razão;
- Livro diário;
- Balanço patrimonial;
- DRE;
- Contrato Social, Requerimento de Empresário ou CCMEI;
- Última DIRF e RAIS enviadas etc.
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